FAQ0020 : Votre première télétransmission en 10 étapes

Cette procédure vous guide étape par étape pour votre première télétransmission. Elle permet de vérifier que votre configuration matérielle et logicielle est correcte et permet d’effectuer l’ensemble des opérations requises par votre poste de télétransmission des Feuilles de Soins Electroniques :

Vous ne devez commencer cette procédure que si tous les éléments nécessaires à la télétransmission ont été installés sur votre poste, et fonctionnent :

Il est conseillé de prévenir votre Caisse d’Assurance Maladie 3 jours avant ce test, pour leur permettre de procéder aux réglages nécessaires sur leurs serveurs.

Cette procédure est volontairement très détaillée et peut ainsi être utilisée par tous en toute sécurité.

Etape 1 : Insérer votre CPS

Opération à effectuer

Point à vérifier

Insérez votre Carte de Professionnel de Santé dans le lecteur de cartes Sesam-Vitale.

Sur un lecteur Monetel, la carte s’insère dans la fente du bas.

Sur un lecteur Dassault, la carte s’insère dans la fente arrière.

La puce de la carte est dirigée vers le haut et s’insère en premier.

Avec un lecteur Monetel, la carte s’insère entièrement.

Avec un lecteur Dassault, la carte s’insère à moitié.

Etape 2 : Démarrer TransCAM

Opération à effectuer

Point à vérifier

Démarrez le logiciel TransCAM à l’aide de la commande :

  • Menu " Démarrer " de Windows
  • Programmes
  • TransCAM
  • TransCAM

La fenêtre " Sécurité CPS " doit s’afficher :

Tapez le code porteur de votre CPS. Ce code de 4 chiffres vous a été communiqué en même temps que votre carte.

Après saisie de votre code, le champ de saisie doit contenir 4 caractères "­ "

Si vous utilisez le pavé numérique, vérifiez que votre clavier est bien en " Verrouillage numérique "

Cliquez sur le bouton " OK " ou appuyez sur la touche " Entrée ".

La fenêtre " Sécurité CPS " doit disparaître.

L’affichage à cristaux liquides de votre lecteur doit indiquer pendant quelques secondes l’indication " LECTURE CARTE CPS "

La fenêtre principale de TransCAM s’affiche avec une feuille de soins vierge.

Etape 3 : Lire une carte Vitale

Opération à effectuer

Point à vérifier

Insérez une carte Vitale dans le lecteur de cartes. Utilisez une carte du régime général. Vous pouvez utiliser votre carte personnelle ou celle de quelqu’un de votre entourage.

Sur un lecteur Monetel, la carte s’insère dans la fente du haut.

Sur un lecteur Dassault, la carte s’insère dans la fente avant.

La puce de la carte est dirigée vers le haut et s’insère en premier.

Avec les deux types de lecteurs (Monetel et Dassault), la carte Vitale s’insère à moitié.

Déclencher la lecture de la carte Vitale en utilisant le menu " Fonction / Lire carte Vitale " ou plus simplement la touche " F2 " de votre clavier.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton le plus à gauche de la barre d’outils TransCAM (Lire carte patient).

L’affichage à cristaux liquides de votre lecteur doit indiquer pendant quelques secondes l’indication " LECTURE CARTE VITALE"

La fenêtre de sélection du bénéficiaire doit s’afficher :

Cliquez une fois sur l’un des bénéficiaires de la carte Vitale.

Répondez à la question " S’agit-il d’un accident ? " et le cas échéant aux questions complémentaires.

Cliquez sur le bouton " OK ".

La fenêtre de sélection du bénéficiaire doit se fermer.

La feuille de soins doit maintenant contenir l’indication du patient sélectionné :

Etape 4 : Saisir des actes

Opération à effectuer

Point à vérifier

Dans la zone " désignation des actes suivant nomenclature " tapez un acte que vous effectuez régulièrement (par exemple " C " ou " CS ").

L’acte ne doit pas s’afficher en rouge ce qui signifierait qu’il est incorrect.

Pour plus de sécurité, vous allez indiquer qu’il s’agit d’un acte médical gratuit : appuyez sur la touche " F8 ".

La fenêtre " Détail saisie prestations " doit s’afficher :

Cliquez sur la zone " QD " (Qualificatif de la dépense. Une liste de choix doit s’afficher, cliquez sur " G – Acte gratuit ".

La colonne " QD " doit maintenant contenir le caractère " G ", comme ci-dessus.

Cliquez sur le bouton " OK ".

La fenêtre " Détail saisie prestations " doit se fermer.

Etape 5 : Enregistrer votre feuille de soins

Opération à effectuer

Point à vérifier

Appuyez sur la touche " Tabulation " ou cliquez avec votre souris sur la zone " Montant des honoraires perçus ".

Le bouton " Enregistrer " doit se dégriser .

Le montant doit être zéro, puisque vous avez fait un acte gratuit.

Cliquez sur le bouton " Enregistrer ".

Une fenêtre vous demande de confirmer l’enregistrement de la feuille de soins : cliquez sur " OK ".

Répondez " Non " à la question " Désirez-vous éditer un reçu pour cette feuille de soins ".

Après enregistrement :

  • un message s’affiche : " Création de la fse ? terminée ". Cliquez sur " OK ".
  • La zone " Désignation des actes " est effacée .

Etape 6 : Préparer l’envoi des feuilles de soins

Opération à effectuer

Point à vérifier

Exécutez le choix de menu " Transmission / Préparation des feuilles de soins ".

Vous pouvez également utiliser le bouton de la barre d’outils correspondant.

La fenêtre de préparation des feuilles de soins doit s’afficher :

La fenêtre doit contenir la feuille de soins que vous venez de créer.

L’état de la feuille de soins doit être "E/ Signée".

Cliquez sur le bouton " Préparer les feuilles de soins sélectionnées ".

Votre lecteur de cartes doit " sonner " une ou plusieurs fois.

Sur le clavier du lecteur de cartes, tapez le code porteur de votre CPS et appuyez sur la touche verte pour le valider.

L’état de la feuille de soins doit devenir "E/ Transmission demandée.

Cliquez sur le bouton " Fermer ".

La fenêtre de préparation des feuilles de soins doit se fermer.

Etape 7 : Transmettre les lots en attente

Opération à effectuer

Point à vérifier

Exécutez le choix de menu " Transmission / Corbeille départ ".

La fenêtre " Corbeille départ " doit s’afficher.

Cette fenêtre doit contenir le lot généré lors de l’étape 6. Le lot doit être dans l’état " A envoyer " et doit contenir une seule feuille de soins (colonne " Nbre ").

Toujours dans la fenêtre " Corbeille départ ", cliquez sur le bouton " Transmettre maintenant ".

Répondez " Oui " à la question " Voulez-vous commencer maintenant … "

Patientez jusque la fin de la télétransmission (De 1 à 3 minutes environ).

Une fois la télétransmission effectuée, le lot doit passer à l’état " Envoyé " et la colonne " Date d’envoi " doit contenir la date et l’heure courante.

Etape 8 : Attendre un peu

Opération à effectuer

Point à vérifier

Avec le régime général CPAM, les Accusés de Réception Logiques (les ARL) arrivent sur votre serveur de messagerie environ 5 minutes après la télétransmission.

Attendre 15 minutes pour plus de sécurité.

  

Etape 9 : Récupérer l’Accusé de Réception Logique

Opération à effectuer

Point à vérifier

Toujours dans le fenêtre " Corbeille départ ", cliquez de nouveau sur le bouton " Transmettre maintenant ".

Répondez " Oui " à la question " Voulez-vous commencer maintenant … "

Patientez jusque la fin de la télétransmission.

Une fois la télétransmission effectuée, le lot doit passer à l’état " Accepté " ce qui signifie que votre poste a bien récupéré l’ARL envoyé par la caisse.

Si ce n’est pas le cas, votre poste n’a pas récupéré d’ARL : réessayez plus tard.

Etape 10 : Faire le point avec votre CPAM

Opération à effectuer

Point à vérifier

Appelez votre CPAM pour les informer du résultat de votre test et vérifier avec eux que les informations envoyées sont correctes.

  

Vous êtes prêt à transmettre normalement.

Dans un premier temps, nous vous conseillons de faire quelques feuilles de soins électroniques chaque jour et d’en augmenter le nombre progressivement si les résultats obtenus sont corrects.